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Gestión / Nota
Claves para reuniones de trabajo efectivas
Gestión
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11
Sep 2017

Claves para reuniones de trabajo efectivas

Esto es básico: para que una reunión sea efectiva, el número de asistentes debe ser el adecuado, y no debemos incluir a personal que no tenga aportaciones relevantes para la ocasión, así que si ya sabemos cuántas personas vamos a ser, pasamos al siguiente punto: el tiempo. La extensión de la reunión no debe alargarse mucho pues un proceso largo puede agotar. Para las reuniones periódicas calcula un lapso de 30 a 45 minutos.

Una buena idea para ganar tiempo es empezar la reunión antes: manda un email el día anterior con los asuntos a tratar. Esto ayuda a que los convocados preparen los temas que se vayan a tratar y cuando arranque la sesión, todo el mundo sabrá a qué se enfrenta.

Recuerda que una sesión dinámica como la que te proponemos puede ayudar a agilizar el día y le imprime la agilidad necesaria para hacerla efectiva. Además, tampoco se trata de estar todos los días con reuniones. Concentrarlas en 2 sesiones semanales, reduciendo los tiempos a lo estrictamente imprescindible, es indispensable.

Las reuniones deben ser procesos breves pero constantes. Hay que tratar una serie de puntos, pero en ninguno de ellos te puedes atascar. Avanza y ya volverás a él para no perder la dinámica que quieres mantener.

Es esencial asegurarse de que todas las cuestiones queden bien atadas para no repetir asuntos. Dejar bien zanjados todos los puntos por resolver para garantizar que el siguiente encuentro empiece de cero y no arrastre cuestiones pasadas.

Además de todo esto, los detalles siempre son importantes. Todos los aspectos técnicos deben estar resueltos antes de la hora de arranque: plumas, agua, teléfono, buena conexión wifi, el control de la pantalla, etc. No hay nada más incómodo que interrumpir una reunión porque faltan los plumones de la pizarra o porque el control no tiene pilas.

En definitiva, una reunión efectiva es aquella que es objetiva, con una actitud dinámica y proactiva, sin dormirse ni andarse por las ramas.

 

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