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Mudando la oficina fuera de casa
RRHH
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18
Jul 2016

Mudando la oficina fuera de casa

Por: E-Myth México

 

Desafortunadamente, no hay grandes sonidos de alarma para saber cuándo es el momento adecuado de dejar su agradable ambiente de negocio en casa por edificio u oficina comercial. Es una decisión que debe ser el resultado de un plan estratégico y no una simple reacción o deseo de un cambio.

En este artículo se plantean algunas consideraciones críticas y estratégicas alrededor de esta decisión, señalando algunas de las inquietudes tácticas y algunas ideas de soluciones.

Entonces, ¿por qué querría alguien salir de su extra cómoda recámara y comprometerse a rentar un espacio de oficina? Aunque tal vez haya razones personales para desear salir de casa, la principal pregunta estratégica es si al mudarse a un espacio comercial, éste se pagará por si mismo mejorando la trayectoria de crecimiento del negocio.

La realidad es que el trabajar desde casa no es para todos, la mezcla de la vida personal con la vida del trabajo es difícil de limitar y las intrusiones en el tiempo de trabajo, energía y enfoque pueden ser desalentadoras.

Justo como un "oficinista" puede soñar con una nueva vida trabajando en casa, la persona de negocio con oficina en casa puede empezar a soñar en el momento en el que no trabaje y viva en el mismo lugar.

Antes de considerar mudar tu oficina en casa, considera todas las implicaciones, como el aumento de tiempo por traslados y los gastos relacionados, un cambio potencial en sus rutinas familiares, un cambio en su forma de vestir (no más trabajar en pijama), así como perder la deducción por tener negocio en casa (en caso que aplique).

Si eres un empresario independiente y planeas permanecer de esta forma, estas consideraciones personales junto con preocupaciones acerca de las finanzas y sus clientes tal vez sean suficientes para hacer que declines.

Pero si el salir de casa tiene sentido, considera empezar despacio rentando una oficina compartida; tener un espacio de trabajo u oficina con teléfonos compartidos, equipo e incluso sala de conferencias puede ser la mejor solución.

La principal razón para mudarse

La principal razón para pensar en mudarse, más allá de las preferencias personales y desafíos dentro y fuera de casa, es si el mudarte a un espacio comercial incrementará tus ganancias de manera que la renta se pague por sí misma y además ayude a elevar tus ingresos.

Aquí es donde debes verificar si tu visión y plan van de acuerdo con el análisis financiero y de presupuesto para determinar si es el movimiento correcto para el negocio y el momento correcto para hacerlo.

Una vez que tu visión es comprometida en papel, junto con un plan organizacional y pronósticos financieros, estás listo para hacer las preguntas importantes que te ayudarán a tomar la decisión de mudarte o no.

Estas son algunas de las preguntas que debe hacerse antes de tomar la decisión:

  • ¿El crecimiento demanda contratar a más personas de las que puede acomodar en casa?
  • ¿Un espacio comercial te permitirá servir mejor a clientes o proveedores?
  • ¿Este crecimiento en el servicio te reditúa mayores ganancias para justificar el gasto extra de mudarse y mantener el pago de la renta?
  • ¿Este movimiento cubre tus objetivos mercadológicos y estrategia organizacional?
  • ¿Cuál es tu plan de contingencia? ¿Qué sucede si la economía cambia o si sus predicciones de crecimiento fallan?
  • ¿Has considerado todos los gastos que debe incluir en su presupuesto como la responsabilidad de un seguro, mobiliario, computadoras y otro equipo, y muy probablemente un nuevo sistema de teléfono?
  • ¿Tienes un confortable colchón de efectivo para cubrir gastos?

Algunas tácticas

Cuando determines que mudarte tiene sentido y estableces una fecha para hacerlo, encontrar el espacio correcto es primordial. ¿Has escuchado el viejo adagio de los agentes inmobiliarios? “Ubicación, ubicación, ubicación”.

Este mantra te servirá cuando busques una nueva oficina. ¿Es lo suficientemente grande? ¿Está ubicado en un lugar donde a la gente le gustaría trabajar? ¿Es el lugar correcto para dar servicio a tus clientes y cumplir tus objetivos de mercado? ¿Necesitas un lugar de prestigio o con algo más simple es suficiente?

Aún si ya localizaste el espacio perfecto y hasta has iniciado las negociaciones de renta, es recomendable hacer una revisión a todos los criterios tomados en cuenta para esta decisión y tener la absoluta certeza de que quiere firmar ese contrato y hacer el gasto de la mudanza.

Debes incluir en el presupuesto: la renta y los bienes, la pérdida de la deducción del negocio en casa, el costo de nuevo equipo y los muebles, así como de cualquier nuevo empleado que planee contratar y los gastos comprometidos en mercadotecnia para incrementar las ganancias.

Tome un respiro y verifica todo de nuevo para estar confiado en que este movimiento encaja en tu presupuesto.

Planeación diligente

Este es sin duda un proyecto importante que requiere una planeación diligente. Utiliza un calendario de control y/o software de administración de proyectos para estar seguro de que tienes todo lo necesario antes de desconectar todo en casa y prender el switch en la nueva ubicación.

Da aviso a todos

Para algunos propietarios de negocios con oficina en casa, la percepción de los clientes es crítica, así que mudarse a un lugar con una sala de juntas en lugar de reunirse en el café más cercano es un gran cambio. Es importante informar a los clientes y asociados del negocio que te has mudado.

Una buena idea es realizar una fiesta, invitar a tus clientes y empleados y compartir la ocasión para hacer algo de relaciones públicas, convierte el crecimiento de tu empresa en un gran acontecimiento.

Has atraído las miradas de muchas personas al realizar esta transición de una ubicación en casa a una ubicación comercial. Sin duda todo este cuestionamiento, planeación e intenciones claras que harán de su mudanza un éxito abrumador.

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